Una centraleta IP o centraleta virtual per a empreses és un sistema telefònic que utilitza xarxes LAN (xarxa d’àrea local) i WAN (xarxa d’àrea àmplia) i funciona a través de protocol d’Internet. Aquesta connectivitat permet realitzar connexions amb serveis VoIP (Veu sobre protocol d’Internet), així com amb línies de telèfon digitals i analògiques. Les centraletes virtuals tenen la particularitat d’adaptar-se a les necessitats de cada empresa, també l’oportunitat d ‘escalar serveis addicionals de telefonia per a empreses sense canvis de hardware.
A l’hora de triar proveïdor de serveis de centraleta VoIP, cal analitzar i valorar una sèrie de factors segons els requeriments de l’empresa i els seus objectius. És important tenir en compte les eines de comunicació interna perquè, a més de les trucades telefòniques, és important que ofereixin serveis que no només millorin la comunicació amb l’exterior, també amb els seus empleats. És important que puguis relacionar números de telèfon de contactes amb notes i comentaris perquè tot l’equip estigui al corrent de les accions que afectin l’usuari que truca.
Proveïdors de centraleta virtual com RING ofereixen integració amb plataformes externes com ara softwares i programes que facilitin el dia a dia dels treballadors. També és important que sigui possible integrar els CRM, ERP i Helpdesk que hagin estat contractats per l’empresa prèviament i que conformin la infraestructura de l’empresa.
Un altre dels aspectes a tenir en compte és l’escalabilitat i els preus del proveïdor VoIP. El personal i els recursos de cada empresa poden variar amb freqüència a causa de l’ estacionalitat, canvis estructurals i un llarg etcètera. Per això cal un operador de telefonia capaç d’adaptar-se a aquests supòsits i les centraletes virtuals en aquest sentit són clau.
Avantatges de la centraleta virtual
- Instal·lació i configuració ràpida i eficaç: Per instal·lar i configurar la centraleta virtual no cal una gran planificació, ni un tècnic dedicat. Els proveïdors disposen de suport remot i in situ.
- Escalabilitat i flexibilitat: Les necessitats i objectius de cada empresa són únics i individuals, per això la telefonia VoIP permet afegir i eliminar números de forma immediata en funció del volum de treball i només es paga pels recursos utilitzats.
- Estalvi de maquinari i espai físic: Un sistema de telefonia basat en el núvol pot ser instal·lat en qualsevol ordinador o dispositiu mòbil, la qual cosa suposa un estalvi de l’espai físic que requereix una centraleta tradicional.
- Integració amb CRM, ERP i Helpdesk: La integració amb programari de vendes i atenció al client és fonamental. Les centraletes virtuals integren programaris com Zendesk, Hubspot, Odoo, Microsoft Teams o Salesforce, entre d’altres.
- Models de treball híbrids: El fet de comptar amb la centraleta en qualsevol dispositiu facilita models de treball híbrids, combinant el presencial amb el teletreball sense necessitat d’adaptació, ni grans canvis.
Migrar centraleta tradicional a VoIP
Moltes empreses estan passant de centraletes tradicionals analògiques a sistemes telefònics al núvol. Aquest procés no té per què ser complicat si es realitza amb un proveïdor VoIP comprensiu, professional i eficient. En funció de la complexitat de la migració; les eines i els sistemes que es vulguin configurar, la quantitat de números de telèfon i les seves variacions; pot ser un procés de major o menor durada.
És per això important que el proveïdor de telefonia Cloud que l’ empresa triï tingui integrat un departament de suport tècnic. Un equip professional que guiï en el procés i resolgui dubtes que sorgeixin no només durant la instal·lació, sinó durant el temps que es tingui contractat el servei. Hi ha alguns passos bàsics per configurar la centraleta VoIP i que el proveïdor ha de gestionar:
- Denominació d’usuaris i permisos: Un dels primers passos és la configuració del sistema, per això és important acordar qui tindrà permisos d’administrador i qui perfil d’usuari. El/s administrador/es de l’empresa establiran quants número de telèfon són necessaris i quants usuaris.
- Establiment de missatges automàtics i IVR: La resposta de veu interactiva (IVR) és el sistema telefònic que facilita la interacció de l’usuari i el seu accés a la informació de forma autònoma. És possible direccionar-lo al departament o persona pertinent sense necessitat d’invertir temps i recursos.
- Integració dels fluxos de treball: Les eines de treball que s’utilitzen freqüentment en les empreses són fàcilment integrades amb la centraleta virtual, la qual cosa implica una centralització de la informació corporativa.
- Portabilitat dels números: El proveïdor de centraleta VoIP acostuma a guiar en el tema de la portabilitat de números per poder conservar-los.
