L’experiència telefònica dels clients que truquen a una empresa ha de ser òptima i és de vital importància per obtenir oportunitats i oferir una bona atenció al client. La comunicació telefònica de l’empresa acostuma a ser la primera impressió d’aquesta i una gran ajuda per demostrar professionalitat és un centre de trucades. Utilitzar eines de comunicació com el Ring Call Center Pro permeten aportar informació, flexibilitat, usabilitat i disponibilitat per optimitzar la relació entre els clients i l’empresa.
Un call center per a empreses hauria de basar-se en la flexibilitat i la disponibilitat totals, amb un servei sempre actualitzat i una interfície web senzilla i intuïtiva que faciliti la gestió des de qualsevol lloc i dispositiu. Que només amb uns clics puguis configurar el teu centre de trucades a mida és un luxe que no tots els proveïdors ofereixen.
Ara bé, quan parlem de funcionalitats podem trobar al mercat des de proveïdors amb serveis bàsics fins a infinitat de serveis addicionals. És per això molt important que el teu proveïdor de VoIP et guïi i orienti amb els serveis que més et beneficiaran. A continuació, 5 funcions indispensables del call center per a la teva.
1. Comportament per horaris i distribució de trucades
En funció de l’hora, l’empresa podrà trobar-se disponible o no, però també els equips de treball. A través de la interconnexió entre la centraleta i les dades de l’empresa, és possible configurar comportaments per horaris i distribuir les trucades d’acord amb això. La distribució de trucades intel·ligent permet que cap client quedi sense atendre o insatisfet amb la resposta.
Aquesta intel·ligència aconsegueix distribuir les trucades segons la disponibilitat: per departaments desocupats, usuaris disponibles i per franges horàries. Un sistema eficient i efectiu que fa que l’experiència del qui truca estigui a un altre nivell.
2. Business Intelligence: informes de les dades telefòniques
És tan important donar un bon servei de call center com analitzar els resultats d’aquest. És per això que RING ofereix la possibilitat d’accedir a totes les dades, analitzar-les i interpretar-les. Crear informes de dades, supervisar l’activitat i gestionar els recursos del teu equip són aspectes a tenir en compte de forma periòdica.
El panell d’analítica de RING Integra recopila les dades més rellevants en un sol lloc per poder analitzar-les de forma global i cohesionada. Obtenint resultats reals com la Centraleta IP de RING i veure i descarregar informes d’ús per optimitzar el teu negoci.
3. Panell en temps real de les trucades en curs, en cola i agents
La disponibilitat absoluta d’un servei sempre actualitzat, escalable i amb una senzilla i intuïtiva interfície web. Una plataforma gestionable des de qualsevol lloc, moment i dispositiu. Amb el panell del call center es té accés en temps real a les trucades en curs, les coles de trucades i els agents: amb la possibilitat de control total i anàlisi actualitzat de la situació de les trucades de l’empresa.
Tota la informació relativa a la trucada s’emmagatzema al centre de trucades i es mostra d’una forma gràfica i intuïtiva amb el panell de control, amb una gran varietat de filtres exportables. Els valors predefinits (taxes d’abandonament, mitjana dels temps d’espera, trucades ateses per agent) tenen l’objectiu d’ajudar a l’empresa a prendre decisions sobre la configuració i organització del departament d’atenció al client.
4. Distribució de trucades segons patrons d’ús
Organitzar i distribuir de forma eficaç les trucades segons els patrons d’ús dels clients. D’aquesta manera, el client és adjudicat a l’agent adequat, minimitzant els temps d’espera i optimitzant la qualitat de l’atenció telefònica.
Amb el Call Center de RING és possible configurar un fluxe òptim de les trucades, des de la gestió avançada d’enrutament automàtic per patrons, condicions horàries i cues de trucades, fins i tot els missatges periòdics amb locucions informatives i les enquestes de satisfacció de l’atenció rebuda.
5. Integració de CRM al panell d’administració
El call center pot ser integrat amb multitud de CRMs gràcies al seu web services. És viable optimitzar el fluxe del negoci, creant esdeveniments i accions de forma automàtica. Un exemple podria ser obrir una fitxa de client en trucada entrant o crear un nou cas a partir de la trucada del client registrat o bé trucar des del programa extern fent clic al telèfon de contacte i, fins i tot, adjuntar la gravació de la trucada al seu historial.
Rinc Call Center Pro pot ser integrat amb Salesforce, vTiger, Taaf, Zoho, Sage, i altres gesotrs de relació amb el client (CRM).