És ben conegut que en l’actualitat els canals de comunicació de les empreses, tant amb els seus clients com internament, han evolucionat cap a les centraletes virtuals. La Veu sobre Protocol d’Internet (VoIP) és una tecnologia de telecomunicacions per mitjà de veu i sistemes multimèdia que es transmet per protocol d’Internet.
La centraleta IP contempla un mètode de trucada que es diferencia molt respecte a les trucades tradicionals. A grans trets, amb accés a la xarxa l’àudio es converteix en dades digitals que es transmeten a un altre dispositiu on s’interpreten perquè s’escolti la teva veu. Amb la VoIP no és obligatori disposar de senyal d’antenes, ni cables telefònics, perquè es realitza la trucada a través de la connexió a la xarxa.
Si la teva empresa decideix deixar els serveis telefònics tradicionals i començar amb la cerca d’un proveïdor de VoIP, és important que tinguis en compte els següents consells abans de decidir-te per l’un o l’altre proveïdor.
1. Atenció al client personalitzada i de proximitat
Existeixen infinits tipus de proveïdors de VoIP, però hauràs d’assegurar-te que el triat compti amb un suport al client de proximitat i que compti amb un equip tècnic i comercial capaços de solucionar els teus problemes i respondre a les preguntes que un procés de digitalització de la centraleta poden aparèixer.
Informa’t sobre el servei tècnic de cada proveïdor i compara’ls. Això és important perquè els serveis de VoIP han de funcionar sense incidències. Dit això, no tots els proveïdors ofereixen una atenció al client de la mateixa qualitat, per la qual cosa és important comparar la disponibilitat, l’adaptabilitat i la proximitat del servei.
2. Realització d’un estudi previ a la centraleta virtual
Abans de triar amb quin proveïdor de VoIP convertiràs el teu sistema telefònic has de conèixer al detall les necessitats i possibles millores de la teva empresa. Virtualizar el centre de trucades o la centraleta IP d’una empresa requereix estudiar la situació actual i considerar el marge de millora de la comunicació amb el client i la comunicació interna.
Un proveïdor de VoIP com a RING t’ajudarà i guiarà amb un estudi de la situació de l’empresa i una proposta de millores escalable. Aquest acompanyament fa que la virtualització de la centraleta sigui ràpida i eficient: posant en una balança el pressupost de la corporació i en una altra els serveis i opcions del proveïdor per a aconseguir un equilibri idoni per a la teva empresa.
3. Ús de la centraleta en l’empresa
El proveïdor VoIP haurà de conèixer l’organització i estructura de l’empresa per a determinar un correcte ús de la comunicació i proposar l’escenari més adequat. Això servirà per a millorar el flux comunicatiu amb el client, sempre basant-nos en l’òptima experiència de l’i no perdre trucades.
L’ús de la telefonia en l’empresa ha de ser analitzat: les trucades entrants i les sortints, conèixer l’itinerari de crides i el pronòstic a llarg termini de l’empresa. Això servirà per a oferir uns serveis o altres en funció de les necessitats.
Característiques com la mena de treball (telemàtic, presencial o híbrid), el nombre d’empleats i les àrees en les quals treballen són aspectes a tenir en compte en un estudi previ a pressupostar els serveis VoIP. Gràcies a l’experiència multisectorial de RING, ens és possible aconsellar la configuració ideal i valorar els serveis addicionals més adequats.
4. Formació als empleats per al correcte ús de la centraleta en línia
Actualitzar el sistema de trucades d’una corporació és important i amb un bon proveïdor pot ser àgil i ràpid. Igual d’important és que els empleats comprenguin el nou sistema i estiguin en la línia d’aquesta modernització.
Per això és fonamental que el proveïdor de VoIP triat ofereixi formacions i assistència al client detallada i personalitzada. Planificar el canvi per a poder aprofitar al màxim les oportunitats que ofereixen les centraletes virtuals és molt important.
5. Serveis de centraleta en línia escalables i adaptables
Professionalitzar el servei al client és la clau de qualsevol centraleta IP. La trucada telefònica és la principal via de comunicació entre una empresa i els seus clients, per la qual cosa l’experiència d’usuari és tan important en aquesta relació. Una plataforma que aporti informació, flexibilitat i disponibilitat és clau. I si a més és escalable i amb constants actualitzacions, millor que millor.
Un dels beneficis de les centraletes virtuals i la VoIP és l’escalabilitat del producte. A pagar per servei, pots rescindir d’alguns d’ells o augmentar-los segons et convingui més, sense necessitat de fer una inversió extra, ni perdre equipament. Un proveïdor VoIP amb serveis addicionals és molt interessant, especialment si disposa de serveis de telefonia en l’ordinador, telefonia integrada amb tercers i aplicació fix i mòbil, entre altres.
6. Millora de la imatge corporativa amb centraleta virtual
Un exemple dels serveis addicionals que milloraria la imatge de l’empresa és la resposta telefònica mitjançant IVR o resposta de veu interactiva, que connota professionalitat i orienta al client segons el departament o àrea al qual es vulgui dirigir. Petits detalls que marquen la diferència entre una empresa òptima o una convencional.
