La tecnología VOIP o voz sobre IP es una solución adecuada para todo tipo de negocios, ayudando a aumentar su productividad y eficiencia. En este artículo nombraremos algunas de las ventajas que supone la VOIP, una tecnología que está revolucionando la comunicación de las empresas, tanto externa como internamente.
¿Qué es VOIP?
La voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) es una tecnología que permite realizar y recibir llamadas a través de Internet. La comunicación de la empresa se puede ejecutar mediante cualquier tipo de dispositivo que se pueda conectar a la red: ordenadores, tablets, móviles o teléfonos IP. La voz viaja a través de una señal digital y sólo se precisa de conexión a Internet para poder realizar y recibir llamadas, que se ejecutarán a través de datos móviles o Internet fijo.
Esta tecnología IP forma parte de la transformación digital que está revolucionando el día a día de las empresas. La internacionalización de las empresas, el auge de los comercios digitales y las novedades del mercado empresarial han favorecido formas de comunicación como la voz IP, que da respuesta a estas necesidades gracias a su amplia flexibilidad.
¿Cómo funciona la voz sobre IP?
La tecnología de voz sobre IP utiliza la red para transmitir datos como la voz. Así como para realizar llamadas convencionales se necesita un cableado fijo, con la tecnología VOIP ya no es necesario. Esta tecnología transmite datos digitalizados de una dirección IP a otra, siendo esta conexión y transmisión más ágiles que la telefonía tradicional.
Es necesario un software especial que se instala en los dispositivos desde los cuales se quiere comunicar, y estos solo necesitan conexión a Internet para realizar llamadas. La voz es captada por el micrófono de estos dispositivos y el programa la convierte en datos que pueden transportarse por la red.
Esto facilita la internacionalización de las empresas y la movilidad de sus trabajadores, puesto que estos paquetes de datos son transmitidos a través de Internet con total rapidez y con menor coste que la telefonía analógica.
5 ventajas de la tecnología IP
- El hardware no es imprescindible con telefonía IP
Una de las ventajas de la tecnología VOIP es que facilita la eliminación o reducción de teléfonos fijos para realizar y recibir llamadas. Con la tecnología de llamadas IP se puede trabajar desde cualquier dispositivo cuando se está fuera de la oficina o cuando se trabaja en local, todo gracias a las comunicaciones en la nube. Esto permite una total flexibilidad para comunicarse con los clientes o proveedores externos a la organización y también con los empleados de forma interna. Se pueden elegir herramientas y aplicaciones a integrar con el sistema VOIP, como el CRM de la empresa o plataformas de comunicación como Microsoft Teams.
- Los costes de las llamadas se reducen considerablemente
Como una ventaja VoIP derivada de la anterior, no existe una necesidad de tener grandes equipos informáticos, la inversión inicial se ve reducida considerablemente. La escalabilidad de los servicios y poderlos aumentar paulatinamente hacen que no suponga un gasto inaccesible para las empresas. Con la tecnología VoIP se terminan los gastos de mantenimiento y/o el alquiler de equipos.
- Mayor productividad de los empleados
La tecnología VoIP y sus servicios facilitan tareas automatizadas de los empleados tanto de servicio al cliente, como comercial o marketing. Este sistema telefónico permite integrar funcionalidades como llamadas en un solo clic o realizar campañas de encuestas masivas a clientes. La posibilidad de vincular las comunicaciones de la empresa con el CRM o Helpdesk permite que se guarde la información de forma automática. Información sobre las llamadas de los clientes, historial y acciones realizadas con perfiles concretos. Este control permite economizar el tiempo de los empleados de forma considerable.
- Flexibilidad y escalabilidad del servicio telefónico
Las empresas padecen cambios derivados de la rotación de personal, la temporalidad de algunos negocios y por muchas otras razones. La flexibilidad operacional de los sistemas VoIP permite escalar y adaptar servicios entorno a una realidad concreta de una empresa en un momento determinado y en otro completamente distinto. La facilidad para crear y eliminar usuarios, la integración con los datos de la empresa y otras prestaciones hacen de la VoIP el mejor aliado de las organizaciones.
- Comunicaciones unificadas con VOIP
Al tratarse de un software integrado con aplicaciones y herramientas de comunicación de la empresa, los sistemas VoIP facilitan la compartición de datos e información en tiempo real. La unificación de las comunicaciones de la empresa en la nube permite el teletrabajo y la movilidad de los empleados, pudiendo combinar puestos de trabajo en la oficina y en remoto de forma habitual.