Una centralita IP o centralita virtual para empresas es un sistema telefónico que utiliza redes LAN (red de área local) y WAN (red de área amplia) y funciona a través de protocolo de Internet. Esta conectividad permite realizar conexiones con servicios VoIP (Voz sobre protocolo de Internet), así como con líneas de teléfono digitales y analógicas. Las centralitas virtuales tienen la particularidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa, también la oportunidad de escalar servicios adicionales de telefonía para empresas sin cambios de hardware.
A la hora de elegir proveedor de servicios de centralita VoIP, es necesario analizar y valorar una serie de factores según los requerimientos de la empresa y sus objetivos. Es importante tener en cuenta las herramientas de comunicación interna porque, además de las llamadas telefónicas, es importante que ofrezcan servicios que no sólo mejoren la comunicación con el exterior, también con sus empleados. Es importante que puedas relacionar números de teléfono de contactos con notas y comentarios para que todo el equipo esté al tanto de las acciones que afecten al usuario que llama.
Proveedores de centralita virtual como RING ofrecen integración con plataformas externas tales como softwares y programas que faciliten el día a día de los trabajadores. También es importante que sea posible integrar los CRM, ERP y Helpdesk que hayan sido contratados por la empresa previamente y que conformen la infraestructura de la empresa.
Otro de los aspectos a tener en cuenta es la escalabilidad y los precios del proveedor VoIP. El personal y los recursos de cada empresa pueden variar con frecuencia debido a la estacionalidad, cambios estructurales y un largo etcétera. Por eso se precisa un operador de telefonía capaz de adaptarse a estos supuestos y las centralitas virtuales en este sentido son clave.
Ventajas de la centralita virtual
- Instalación y configuración rápida y eficaz: Para instalar y configurar la centralita virtual no es necesaria una gran planificación, ni un técnico dedicado. Los proveedores disponen de soporte remoto e in situ.
- Escalabilidad y flexibilidad: Las necesidades y objetivos de cada empresa son únicos e individuales, por eso la telefonía VoIP permite añadir y eliminar números de forma inmediata en función del volumen de trabajo y sólo se paga por los recursos utilizados.
- Ahorro de hardware y espacio físico: Un sistema de telefonía basado en la nube puede ser instalado en cualquier ordenador o dispositivo móvil, lo que supone un ahorro del espacio físico que requiere una centralita tradicional.
- Integración con CRM, ERP y Helpdesk: La integración con software de ventas y atención al cliente es fundamental. Las centralitas virtuales integran softwares como Zendesk, Hubspot, Odoo, Microsoft Teams o Salesforce, entre otros.
- Modelos de trabajo híbridos: El hecho de contar con la centralita en cualquier dispositivo facilita modelos de trabajo híbridos, combinando el presencial con el teletrabajo sin necesidad de adaptación, ni grandes cambios.
Migrar centralita tradicional a VoIP
Muchas empresas están pasando de centralitas tradicionales analógicas a sistemas telefónicos en la nube. Este proceso no tiene por qué ser complicado si se realiza con un proveedor VoIP comprensivo, profesional y eficiente. En función de la complejidad de la migración; las herramientas y los sistemas que se quieran configurar, la cantidad de números de teléfono y sus variaciones; puede ser un proceso de mayor o menor duración.
Es por ello importante que el proveedor de telefonía Cloud que la empresa elija tenga integrado un departamento de soporte técnico. Un equipo profesional que guíe en el proceso y resuelva dudas que surjan no sólo durante la instalación, sino durante el tiempo que se tenga contratado el servicio. Hay algunos pasos básicos para configurar la centralita VoIP y que el proveedor tiene que gestionar:
- Denominación de usuarios y permisos: Uno de los primeros pasos es la configuración del sistema, por eso es importante acordar quién tendrá permisos de administrador y quién perfil de usuario. El/los administrador/es de la empresa establecerán cuántos número de teléfono son necesarios y cuántos usuarios.
- Establecimiento de mensajes automáticos e IVR: La respuesta de voz interactiva (IVR) es el sistema telefónico que facilita la interacción del usuario y su acceso a la información de forma autónoma. Es posible direccionarlo al departamento o persona pertinente sin necesidad de invertir tiempo y recursos.
- Integración de los flujos de trabajo: Las herramientas de trabajo que se utilizan frecuentemente en las empresas son fácilmente integradas con la centralita virtual, lo que implica una centralización de la información corporativa.
- Portabilidad de los números: El proveedor de centralita VoIP acostumbra a guiar en el tema de la portabilidad de números para poder conservarlos.
