Es bien conocido que en la actualidad los canales de comunicación de las empresas, tanto con sus clientes como internamente, han evolucionado hacia las centralitas virtuales. La Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) es una tecnología de telecomunicaciones por medio de voz y sistemas multimedia que se transmite por protocolo de Internet.
La centralita IP contempla un método de llamada que se diferencia mucho respecto a las llamadas tradicionales. En resumidas cuentas, con acceso a la red el audio se convierte en datos digitales que se transmiten a otro dispositivo donde se interpretan para que se escuche tu voz. Con la VoIP no es obligatorio disponer de señal de antenas, ni cables telefónicos, pues se realiza la llamada a través de la conexión a la red.
Si tu empresa decide dejar los servicios telefónicos tradicionales y empezar con la búsqueda de un proveedor de VoIP, es importante que tengas en cuenta los siguientes consejos antes de decidirte por uno u otro proveedor.
1. Atención al cliente personalizada y de proximidad
Existen infinitos tipos de proveedores de VoIP, pero deberás asegurarte que el elegido cuente con un equipo técnico de proximidad y que cuente con un equipo técnico y comercial capaz de solventar tus problemas y responder a las preguntas que un proceso de digitalización de la centralita puede suponer.
Infórmate sobre el servicio técnico de cada proveedor y compáralos. Esto es importante puesto que los servicios de VoIP deben funcionar sin incidencias. Dicho esto, no todos los proveedores ofrecen una atención al cliente de la misma calidad, por lo que es importante comparar la disponibilidad, la adaptabilidad y la proximidad del servicio.
2. Realización de un estudio previo a la centralita virtual
Antes de elegir con qué proveedor de VoIP convertirás tu sistema telefónico debes conocer al detalle las necesidades y posibles mejoras de tu empresa. Virtualizar el centro de llamadas o la centralita de una empresa requiere estudiar la situación actual y considerar el margen de mejora de la comunicación con el cliente y la comunicación interna.
Un proveedor de VoIP como RING te ayudará y guiará con un estudio de la situación de la empresa y una propuesta de mejoras escalable. Este acompañamiento hace que la virtualización de la centralita sea rápida y eficiente: poniendo en una balanza el presupuesto de la corporación y en otra los servicios y opciones del proveedor para conseguir un equilibrio idóneo para tu empresa.
3. Uso de la centralita en la empresa
El proveedor VoIP deberá conocer la organización y estructura de la empresa para determinar un correcto uso de la comunicación y proponer el escenario más adecuado. Esto servirá para mejorar el flujo comunicativo con el cliente, siempre basándonos en la óptima experiencia del y no perder llamadas.
El uso de la telefonía en la empresa debe ser analizado: las llamadas entrantes y las salientes, conocer el itinerario de llamadas y el pronóstico a largo plazo de la empresa. Esto servirá para ofrecer unos servicios u otros en función de las necesidades.
Características como el tipo de trabajo (telemático, presencial o híbrido), el número de empleados y las áreas en las que trabajan son aspectos a tener en cuenta en un estudio previo a presupuestar los servicios VoIP. Gracias a la experiencia multisectorial de RING, nos es posible aconsejar la configuración ideal y valorar los servicios adicionales más adecuados.
4. Formación a los empleados para el correcto uso de la centralita online
Actualizar el sistema de llamadas de una corporación es importante y con un buen proveedor puede ser ágil y rápido. Igual de importante es que los empleados comprendan el nuevo sistema y estén en la línea de dicha modernización.
Por eso es fundamental que el proveedor de VoIP escogido ofrezca formaciones y asistencia al cliente detallada y personalizada. Planificar el cambio para poder aprovechar al máximo las oportunidades que ofrecen las centralitas virtuales es muy importante.
5. Servicios de centralita online escalables y adaptables
Profesionalizar el servicio al cliente es la clave de cualquier centralita IP. La llamada telefónica es la principal vía de comunicación entre una empresa y sus clientes, por lo que la experiencia de usuario es tan importante en esta relación. Una plataforma que aporte información, flexibilidad y disponibilidad es clave. Y si además es escalable y con constantes actualizaciones, mejor que mejor.
Uno de los beneficios de las centralitas virtuales y la VoIP es la escalabilidad del producto. Al pagar por servicio, puedes rescindir de algunos de ellos o aumentarlos según te convenga más, sin necesidad de hacer una inversión extra, ni perder equipamiento. Un proveedor VoIP con servicios adicionales es muy interesante, especialmente si dispone de servicios de telefonía en el ordenador, telefonía integrada con terceros y aplicación fijo y móvil, entre otros.
6. Mejora de la imagen corporativa con centralita virtual
Un ejemplo de los servicios adicionales que mejoraría la imagen de la empresa es la respuesta telefónica mediante IVR o respuesta de voz interactiva, que connota profesionalidad y orienta al cliente según el departamento o área al que se quiera dirigir. Pequeños detalles que marcan la diferencia entre una empresa óptima o una convencional.